(1) georganiseerd werken

(onze organisatie)

Ondanks het ontbreken van enig kader of enige reële ondersteuning, wil de rechtbank streven naar een professionele beleidsvoering en naar een efficiënte en effectieve organisatie door de realisatie van de hierna vermelde doelstellingen.

Hierbij zal telkens opnieuw moeten worden rekening gehouden met de budgettaire en structurele beperkingen en met de beperkte beheersautonomie voor de rechtbank:

.

(1) het verder toepassen en opvolgen van een beleidscyclus verbonden aan de ontwikkeling van een strategie, vertaald in een (te vernieuwen en te evalueren) missie en visie, in waarden en in strategische en operationele doelstellingen;

Concreet:

de rechtbank schrijft de beleidscyclus met bijhorende timing uit, actualiseert de missie-visie-waarden, en bepaalt een set van strategische en operationele doelstellingen voor 2019.

(2) de verdere invulling van de nieuwe structuren en van de beslissingsmatrix;

Concreet:

de rechtbank beschrijft haar (nieuw ingevulde) structuren en de beslissingsmatrix. Zij streeft in deze beslissingsmatrix naar voldoende interactie tussen o.m. het directiecomité, de afdelingsvoorzitters, de sectiebesturen en de leiding van de griffie.

De rechtbank zet verder in op een betere communicatie van haar beslissingen en deze van de secties door de verspreiding van een “Antwerpse moniteur”.

 

(3) het ontwikkelen van een systeem van interne beheersing:

Concreet:

de boordtabellen worden geëvalueerd en getoetst in de afdelingen en de secties. Maandelijks worden zij gevalideerd. Zij worden waar mogelijk vereenvoudigd en afgestemd op de doelstellingen van de rechtbank. Maandelijks worden zij besproken op het directiecomité. Er wordt nagegaan in welke mate zij dienstig kunnen zijn in het kader van de voorbereiding op het autonoom beheer.

met ondersteuning van de HRJ wordt een model van interne beheersing (het COSO-model) toegepast in de sectie jeugd, en wordt een model ontwikkeld voor de verdere toepassing ervan in de rechtbank.

Bij het beleid ook steeds oog houden voor risico’s en fraude. Zo onder meer een betere opvolging realiseren van bepaalde mandaten aan advocaten (cfr ontbindingen vzw’s, curatoren onbeheerde nalatenschappen,…). Stimuleren van het werken met digitale dossiers om aldus het dossierbeheer zo optimaal en efficiënt mogelijk te organiseren, zo onder meer op het onderzoek, de jeugdrechtbank, de strafuitvoeringsrechtbank;

NB een kwaliteitsvolle rechtspraak, op hetzelfde niveau in de tabel als een klantgerichte organisatie vd rechtspraak

(4) de ontleding en verbetering van de werkprocessen:

Concreet:

verdere uitvoering en evaluatie van het goedgekeurde zaakverdelingsreglement;

nastreven van de vergroting van de wettelijke mogelijkheden ter zake, concreet de toelating om beslag te centraliseren en om de beperkende lijst van art. 186 GerW te zien schrappen;

parallel het overleg intern en extern verder zetten en nagaan welke verdere herverdeling van zaken over de provincie is aangewezen.

Concreet:

verdere uitvoering en evaluatie van het goedgekeurde zaakverdelingsreglement;

nastreven van de vergroting van de wettelijke mogelijkheden ter zake, concreet de toelating om beslag te centraliseren en om de beperkende lijst van art. 186 GerW te zien schrappen;

Door het voor een beperkte periode wisselen van werkplaats door magistraten, griffiers en griffiemedewerkers beter leren kennen en ervaren van elkaars werkmethoden en hier telkens een leermoment aan koppelen;

(5) het verder streven naar een optimale verdeling van de zaken over de drie afdelingen;

Concreet:

verdere uitvoering en evaluatie van het goedgekeurde zaakverdelingsreglement;

nastreven van de vergroting van de wettelijke mogelijkheden ter zake, concreet de toelating om beslag te centraliseren en om de beperkende lijst van art. 186 GerW te zien schrappen;

parallel het overleg intern en extern verder zetten en nagaan welke verdere herverdeling van zaken over de provincie is aangewezen.

(6) de verdere aanpassing van de organisatie aan de verdere vermindering van het aantal beschikbare mensen;

De rechtbank stelt vast dat ze de facto noodgedwongen vooral bezig is met het aanpassen van de organisatie, en het zoeken naar steeds nieuwe oplossingen voor de verdere beperking van het aantal beschikbare magistraten, griffiers en griffiemedewerkers.

Het aantal beschikbare effectieven daalt steeds verder en er wordt bovendien geen rekening gehouden met de eigenlijke werklast van de rechtbank.

Steeds meer dreigt dit ernstige gevolgen voor de dienstverlening met zich mee te brengen.

Concreet:

De rechtbank stelt met het oog op het gerechtelijk jaar 2018-19 pro-actief een herwerkte dienstregeling op voor magistraten, griffiers en griffiepersoneel, over secties en afdelingen heen, die rekening houdt met een substantieel verminderd personeelsbestand, zoals actueel in redelijkheid in te schatten (in de richting van 87 % magistraten, en 80 % voor de griffie).

Hierbij worden prioriteiten gesteld, wordt de dienst zo efficiënt mogelijk verdeeld en de goede rechtsbedeling zoveel als mogelijk behouden, echter ook uitdrukkelijk rekening houdend met een aanvaardbare taaklast voor elkeen, op lange termijn.

Over deze nieuwe regeling zal vooraf overleg worden gepleegd met alle interne en externe betrokkenen.

De rechtbank streeft verder zoveel mogelijk naar de daadwerkelijke invulling van de plaatsen van magistraten en van de griffie waar zij meent recht op te hebben.

(7) het autonoom beheer

De plannen voor het autonoom beheer van hoven en rechtbanken worden concreter. De rechtbank dient zich hier op voor te bereiden.

Concreet:

de leiding van de rechtbank volgt verder opleidingen van nut voor het autonoom beheer en bouwt haar kennis ter zake uit.

De rechtbank tracht een duidelijk zicht te creëren op de allocatie van de eigen middelen en volgt actief de cijfers op die relevant kunnen zijn bij de verdeling van de middelen

(2) samen werken

(onze mensen)

Intern

(1) het welbevinden van alle medewerkers over de afdelingen heen verhogen

Concreet:

- elke leidinggevende heeft uitdrukkelijk oog voor de werklast van zijn medewerkers, toetst dit regelmatig en zoekt naar oplossingen waar mogelijk;

- de organisatie van een welzijnsbeurs of andere welzijnsinitiatieven;

- de organisatie van gezamenlijke activiteiten, al dan niet met een link naar justitie zoals de paleisrun;

- de rechtbank zorgt voor een duidelijke interne communicatie waarbij wordt afgetoetst wat waar beter kan;

(2) het activeren van het personeelsbeleid waaronder:

-het opmaken van een loopbaanplan voor de gehele rechtbank, met afstemming van de behoeften van de rechtbank op de wensen en mogelijkheden van de magistraten dan wel griffiers en griffiepersoneel, rekening houdende met de prognose van de te verwachten personeelstekorten en met toepassing van mobiliteit tussen de drie afdelingen.

Deze doelstelling wordt enkel Pro Memorie vermeld: in deze tijden met onduidelijke evoluties op personeelsgebied blijkt het een zeer moeilijke oefening om een relevant globaal loopbaanplan uit te schrijven.

Concreet:

-het opmaken van een loopbaanplan voor de hele rechtbank, met afstemming van de behoeften van de rechtbank op de wensen en mogelijkheden van de magistraten dan wel griffiers en griffiepersoneel, rekening houdende met de prognose van de te verwachten personeelstekorten en met toepassing van mobiliteit tussen de drie afdelingen - Pro Memorie vermeld: gelet op de onduidelijke evoluties op personeelsgebied blijkt het een zeer moeilijke oefening om een relevant globaal loopbaanplan uit te schrijven.

De rechtbank lijst voor de periode van de komende twee jaar op welke plaatsen zullen vrij komen en maakt een planning voor de invulling ervan, onder meer wat de benodigde opleidingen betreft.

Daarnaast kijkt de rechtbank uit naar wie op langere termijn leidinggevende verantwoordelijkheden kan/wil dragen en voorziet hiervoor zo mogelijk een voorbereidend traject;

-evalueren van de aanpassingen in de evaluaties voor magistraten, griffiers en griffiepersoneel en de verdere verbetering ervan.

Naast evaluatiegesprekken ook functioneringsgesprekken organiseren per afdeling voor de magistraten;

-stimuleren en mogelijk maken van het volgen van opleidingen voor alle medewerkers.

Opvolgen per sectie van opleidingen die zouden moeten gevolgd worden, vervolgens ter beschikking stellen van de documentatie.

Aandacht in de evaluaties voor het volgen van opleidingen;

-evaluatie van de maatregelen voor een betere opvang van nieuwe magistraten en griffieleden (vademecum, mentor, inloopperiodes,…), ook rekening houdende met de veralgemening van de alleenzetelende rechter op eerste aanleg waardoor de opleiding moet worden aangepast;

-evaluatie en actualisatie van de belangrijkste afspraken onder de magistraten (vademecum);

-evalueren van een proefproject rond intervisie, zowel voor de jeugdrechtbank als voor de familierechters;

-aandacht voor het vergroten van de diversiteit in de personeelssamenstelling, op alle niveaus van de rechtbank bij selecties en in de algemene contacten ter zake zoals in het kader van stages.

(3) Vergroten van de samenwerking over de afdelingen

Concreet:

- Opmaken van één globale vakantiedienstregeling over de drie afdelingen heen waarbij collega’s in andere afdelingen zetelen en aldus hiermee kennis maken

- Stimuleren van “wissels” onder de griffiers en griffiemedewerkers zodat zij bij voorbeeld enkele maanden elkaars plaats innemen in een andere afdeling en daar kennis maken met de collega’s en de werkwijzen.

Extern

(1) het bestendigen van een actieve externe communicatie inclusief duidelijke afspraken met de pers, met uitdrukkelijke aandacht voor het zelf aanbrengen van items, het pro-actief opvolgen van mogelijke problemen en het van kortbij opvolgen van crisissituaties;

(2) de websites zo goed mogelijk trachten te stofferen en aanwenden;

(3) het opstarten van een multidisciplinair onthaal binnen onze justitiegebouwen in samenwerking met al onze ketenpartners en andere justitiële entiteiten vanuit een streven naar een betere klantgerichte dienstverlening;

(4) volgehouden formeel en informeel overleg met de ketenpartners, provinciaal en in de afdelingen, in het bijzonder met de balies, het parket, het Hof van beroep, het justitiehuis, de conferentie van de rechtbanken van eerste aanleg en het College van hoven en rechtbanken (bijv. ook inzake de bepaling van de doelstellingen);

(5) actief inspelen op signalen uit de samenleving inzake het functioneren van justitie en van de rechtbank. In het bijzonder wil de rechtbank aandacht hebben voor het onder druk komen van de rechtsstaat, en wil zij via haar communicatie, via het project Op.recht.mechelen, en via de ondersteuning van andere initiatieven, bijdragen tot een grotere kennis van de principes van de rechtsstaat bij het publiek, en tot het actief ondersteunen ervan;

(6) medewerking verlenen aan vragen tot samenwerking vanuit universiteiten en hogescholen op het vlak van stages, projecten, masterproeven enz.

(3) recht spreken – onze kerntaak:

een klantgerichte organisatie van de rechtspraak

(1)verdere uitwerking van een beter zittingsmanagement;

Concreet:

een protocol (met o.a. inleidingszittingen en een uitstelbeleid) inzake een nieuw zittingsmanagement in strafzaken wordt in Antwerpen geëvalueerd en zo mogelijk veralgemeend met aanpassingen waar nodig;

verdere aandacht voor de overbelaste familiezittingen, hiertoe wordt het experiment met de inleidingszittingen geëvalueerd;

op burgerlijk gebied wordt de doorlooptijd beperkt door een optimale aanwending van de inleidingszittingen en door alternatieve afhandelingsmethoden;

het zittingsmanagement en de bijhorende fixatietermijnen worden door voortdurend overleg met griffie, parket en balie opgevolgd en bijgestuurd waar nodig.

(2)organisatie van de griffie in functie van een streven naar klantgerichtheid;

Concreet:

onderzoek naar een herorganisatie van het onthaal in samenwerking met alle interne en externe partners, met als proeftuin Antwerpen;

verbeteren van de informatie ter beschikking gesteld door de griffie, met onder meer een uniformisering van de stukken gevraagd bij procedures;

focus op een maximale klantgerichtheid bij nazicht van de werkprocessen.

(3) de verhoging van de effectiviteit van de rechtspraak (waaronder snelheid, kostprijs, participatie);

Concreet:

-het faciliteren en verder stimuleren van alternatieve geschillenafhandeling op de familierechtbank (in het bijzonder de kamers voor minnelijke schikking, familiale bemiddeling,…);

-het faciliteren van alternatieve werkwijzen op de burgerlijke rechtbank:

*verder uitbouwen van alternatieven in bouwzaken;

*optimaliseren deskundigenonderzoeken, éénvormigheid en uitrol programma Antwerpen;

*proefproject “spreekuurrechter”/ alternatieve start voor burgerlijke procedures;

-het faciliteren van alternatieve geschillenafhandeling correctioneel, in het bijzonder het verder uitbouwen van een opvolgingskamer in strafzaken, voor meer probleemgebieden dan louter drugs en dit over de drie afdelingen;

-nauw contact en regelmatig overleg met de welzijnsinstellingen, in samenwerking met het justitiehuis, in elk van de drie afdelingen.

(4) een meer efficiënte rechtspraak;

Concreet:

-voortdurende aandacht voor de doorlooptijden en voor het verkorten ervan waar mogelijk en opportuun;

-het ten volle aanwenden van inleidingszittingen als filter en als middel om zaken snel en praktisch af te handelen;

-waar mogelijk werken met modellen en met een indicatie van de rechtspraak, onder meer op het onderzoek en in de familierechtbank;

-mogelijkheden voor standaardisering en digitalisering van procedures nagaan en nastreven, bijv. via het werken met een modelverzoekschrift in familiezaken, door een grotere voorspelbaarheid bij de begroting van onderhoudsgelden,

het openstellen van rechtspraak voor rechters en griffiers, het experimenteren met de verwerking ervan,…

Voortdurende aandacht voor de doorlooptijden en voor het verkorten ervan waar mogelijk en opportuun;

Aanvullen met: , en voor de fixatietermijnen voor de respectieve materies in de verschillende afdelingen, waarbij bij uitlopen telkens een analyse wordt gemaakt en zo mogelijk voorstellen worden gedaan.

Het item: Waar mogelijk – toevoegen- via de secties - werken met modellen… en (dus het derde onder het vorige) aanvullen met:

Zo bij voorbeeld modellen in echtscheidingszaken zodat deze voor iedereen zo efficiënt mogelijk kunnen worden afgehandeld en het zoeken naar een indicatief model voor de begroting van onderhoudsgelden voor kinderen.

(5)betere bejegening van de rechtzoekenden;

Concreet:

initiatieven voor een betere communicatie met rechtzoekenden zoals betere info bij de start van een procedure, bijv in correctionele zaken, worden uitgewerkt;

nazicht van documenten in het kader van de ict-vernieuwingen vanuit een streven naar een meer begrijpbare taal;

grotere aandacht voor de zittingsvaardigheden in evaluaties;

evaluatie van de intervisie projecten;

onderzoek van een beter onthaal en bewegwijzering binnen de paleizen;

Ontwikkeling van een project waarbij wordt gezocht naar de wijze waarop de werking van de rechtbank beter rekening kan houden met haar diverse publiek, bij aanvang in het bijzonder toegespitst op de familierechtbank Antwerpen, in samenwerking met de vzw Atlas

gelet op de groter wordende diversiteit worden initiatieven voor een beter intercultureel begrip opgezet.

(6) grotere openheid voor de inbreng van derden;

Concreet:

verfijning van de aangepaste aanpak van de evaluaties van magistraten;

het ontwikkelen van een klachtenmanagement en een ombudsfunctie;

het stimuleren van onderzoek inzake klantgerichtheid en het ontwikkelen van een permanente focus ter zake;

een kwaliteitsvolle rechtspraak:

(1) voortzetten van de sectiewerking over de afdelingen heen (burgerlijke, familiaal, correctioneel, jeugd en onderzoek), waarin magistraten en griffie een bepaald domein van de rechtspraak opvolgen, ter zake samenwerken en overleggen.

De rechtbank is overtuigd van het belang van de goede werking van de secties voor een goede rechtspraak en wil hiervoor de nodige aandacht hebben.

Concreet:

de respectieve secties komen ongeveer zeswekelijks samen, voltallig of met hun bestuur, hebben een actieve werking met hun eigen doelstellingen/verslagen;

hierbij wordt gewerkt aan een meer collectief rechterschap: belangrijke evoluties in wetgeving en rechtspraak, en verschillen in rechtspraak worden open besproken en waar mogelijk wordt tot een consensus gekomen;

ondervoorzitters en hoofden van dienst van de griffie worden actief betrokken bij de sectiewerking.

(2) de ontwikkeling van een kennismanagement met opbouw van gedeelde documentatie en modellen;

Concreet:

de respectieve secties leggen een gestructureerde documentatie aan en stellen modellen op. Ze maken hierbij gebruik van het iudexnet;

de secties volgen de juridische actualiteit op;

de rechtbank anticipeert op het grote aantal wetgevende initiatieven en mogelijk nieuwe wetboeken aangekondigd door de minister van justitie door er in samenwerking met de secties op toe te zien dat magistraten en griffiers hiervoor voldoende, goed bruikbare documentatie en opleidingen krijgen;

verspreiden van relevante interne en externe rechtspraak.

Concreet:

In navolging van de ontwikkelingen inzake big data en artificiële intelligentie tracht de rechtbank vooreerst de eigen vonnissen zoveel mogelijk beschikbaar te stellen voor elke collega. Tevens wordt er naar gestreefd om op beperkt domein een project op te starten waarin wordt geëxperimenteerd met een verwerking van de gegevens opgenomen in vonnissen.

(3) het streven naar uniforme procedures en modellen;

Concreet:

de secties, in een nauwe samenwerking tussen magistraten en griffie (de meeste procedures en modellen betreffen een gezamenlijke bekommernis), doen nazicht van werkwijzen en procedures en komen tot voorstellen ter zake;

hieraan gekoppeld worden ook modellen opgemaakt die worden afgetoetst bij interne en externe partners;

(4) de opvolging van fouten en incidenten;

Concreet:

door alle actoren wordt systematisch gefocust op fouten, klachten en incidenten waarbij telkens de analyse van het gebeurde wordt gemaakt en indien mogelijk voorstellen worden gedaan en afspraken gemaakt om herhalingen te vermijden en te leren uit hetgeen is voorgevallen.

zo mogelijk wordt het probleem aangepakt volgens het op te stellen model van interne beheersing.

(5) het meten en de opvolging van de tijdigheid van de rechtspraak, van achterstand en doorlooptijden;

Concreet:

de boordtabellen worden verder aangepast en opgevolgd vanuit deze doelstelling;

zij worden periodiek opgevolgd en geanalyseerd;

problemen worden in het directiecomité of in de secties ter discussie gesteld en zo mogelijk snel geremedieerd;

(6) streven naar een zointeger mogelijk functionerenvan magistraten en griffie;

Concreet:

voortdurende aandacht voor integriteitsproblemen vanwege de leidinggevenden;

ontwikkelen van een integriteitsbeleid waaronder het bespreken en vermelden van casussen;

(7) het laten doorwerken van beroepsrechtspraaken stimuleren van overleg ter zake;

Concreet:

actief deelnemen en stimuleren van verticaal overleg met het Hof;

bespreken en communiceren van beroepsrechtspraak binnen de secties;

Laten overmaken van arresten via mail, wat efficiënter is voor de griffie, maar ook een beter en vlotter documentatiebeheer toelaat

(8) het opvolgen studiedagen en opleidingen;

Concreet:

 

algemeen en binnen de secties worden de mogelijkheden voor opleiding en studiedagen opgevolgd;

waar nodig wordt er geparticipeerd en de documentatie wordt gedeeld via het iudexnet.

(9) het streven naar specialisatie.

De wetgeving (en de maatschappij) wordt complexer, balie en parket werken steeds meer gespecialiseerd.

Vanuit het geloof in het belang van een algemene vorming, wordt nagegaan waar het vanuit een streven naar deskundigheid en efficiëntie aangewezen is om meer gespecialiseerd te werken. Hierbij moet de link worden gelegd met het onderzoek naar een verdere verdeling van de zaken over de afdelingen en een verdere digitalisering die toelaat de praktische problemen die hiermee gepaard gaan te omzeilen. Deze specialisatie kan ook toelaten om tot een grotere voorspelbaarheid en uniformiteit in de rechtspraak te komen.

Concreet:

Er wordt algemeen, binnen het directiecomité en op de griffie, en binnen de secties, nagegaan waar de organisatie van meer specialisatie zich opdringt, waarbij tevens de link wordt gelegd met de discussie inzake een nieuw zaakverdelingsreglement;