Personen in de rechtbank

Onverminderd de taken en bijstand die de griffiers vervullen, neemt de griffier-hoofd van dienst, onder het gezag en toezicht van de hoofdgriffier, deel aan de leiding van de griffie.

De hoofdgriffier kan een of meer griffiers-hoofden van dienst aanwijzen als afdelingsgriffier om hem bij te staan bij de leiding van een afdeling.

Algemeen

De griffie bestaat meestal uit een hoofdgriffier, één of meer griffiers-hoofden van dienst, één of meer griffiers en griffiepersoneel.

De griffier heeft niet alleen administratieve taken zoals het verloop van de zitting opvolgen, documenten opstellen of afschriften geven. Daarnaast is hij ook een volwaardige medewerker van de rechter en officieel bewaarder van veel documenten. In die zin werkt hij mee aan het vlotte verloop van alle activiteiten op het rechtscollege.

Het takenpakket van de griffier kan verschillen naargelang het soort rechtbank (vredegerecht, rechtbank eerste aanleg, arbeidsrechtbank, enz.).

In de griffie wordt er vaak nog ander personeel tewerkgesteld, zoals assistenten en medewerkers.

Vredegerecht.

Elk vredegerecht heeft een eigen griffie, samengesteld uit één of meer griffiers en griffiepersoneel, die onder de leiding staan van de arrondissementele hoofdgriffier van de vredegerechten en de politierechtbank.  De hoofdgriffier wordt bijgestaan door één of meerdere griffiers-hoofden van dienst bij de vredegerechten. In elk plaatselijk vredegerecht zal de hoofdgriffier bovendien een plaatselijk leidinggevende griffier aanwijzen om hem bij te staan in de dagelijkse leiding van die griffie. In elke griffie worden de griffiers bijgestaan door administratief personeel (assistenten en medewerkers).

Politierechtbank.

Elke politierechtbank heeft een eigen griffie, samengesteld uit één of meer griffiers en griffiepersoneel, die onder de leiding staan van de arrondissementele hoofdgriffier van de vredegerechten en de politierechtbank.  De hoofdgriffier wordt in de meeste arrondissementen bijgestaan door één of meerdere griffiers-hoofden van dienst bij de politierechtbank, die hij kan aanwijzen tot leidinggevende van een afdeling van de politierechtbank. In elke griffie worden de griffiers bijgestaan door administratief personeel (assistenten en medewerkers).

De griffier vervult de griffietaken en staat de magistraat bij in alle verrichtingen van diens ambt.

Op deze regel wordt slechts een uitzondering gemaakt, namelijk wanneer de griffier om dringende redenen  niet aanwezig kan zijn.

De griffier heeft volgende taken:

• het openstellen van de griffie voor het publiek;
• het voeren van de boekhouding van de griffie;
• het verlijden van de akten waarmee hij belast is, het bewaren van de minuten, registers en alle akten van het gerecht waarbij hij is aangesteld en het geven van uitgiften, uittreksels of afschriften;
• het bewaren van de rechtsdocumentatie inzake wetgeving, rechtspraak en rechtsleer ten behoeve van de rechters;
• het opmaken van de tabellen, statistieken en andere documenten, waarmee hij bij wet of besluit belast is; het bijhouden van de registers en repertoria;
• het zorgen voor de bewaring van de waarden, documenten en voorwerpen die krachtens de wet ter griffie zijn neergelegd;
• het nemen van passende maatregelen om alle archiefbescheiden die hij onder zijn beheer heeft in goede staat te bewaren, om ze te ordenen en te inventariseren, ongeacht hun vorm, structuur en inhoud.

De griffier verleent ook bijstand aan de magistraat:

• hij bereidt de taken van de magistraat voor;
• hij is aanwezig op de terechtzitting;
• hij notuleert het verloop van de rechtszaken en de uitspraken;
• hij geeft akte van de verschillende formaliteiten waarvan de vervulling moet worden vastgesteld en verleent er authenticiteit aan;
• hij stelt de dossiers van de rechtspleging op en ziet, in het kader van zijn bevoegdheid, toe op de naleving van de geldende regelgeving.

Er zijn één of meer griffiers aanwezig in elk rechtscollege (vredegerecht, politierechtbank, rechtbank van eerste aanleg, ondernemingsrechtbank, arbeidsrechtbank enz.)

De afdelingsgriffier heeft de leiding over de griffie van de afdeling.